Caro leitor, cada vez mais me deparo nas minhas consultorias empresariais com gestores que tem problemas com seu sistema de gestão. Muitos possuem um sistema apenas por ter, simplesmente para emitir nota fiscal e “jogar” os dados, enquanto o objetivo principal seria ter um processo automatizado que ofereça as informações para o gestor fazer a sua tomada de decisão, ou seja, acabam usando mal esse recurso e desperdiçando dinheiro com algo que poderia ser um facilitador e se torna mais um fator de estresse no dia a dia da empresa.
Pare por um momento e pense, quais das opções abaixo você utiliza para gerenciar as informações do seu negócio?
- Não utiliza nenhum controle
- Utiliza o caderninho (papel)
- Utiliza uma planilha de Excel
- Utiliza um sistema informatizado + caderninho/ planilha de Excel
- Utiliza apenas o sistema
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Se você respondeu qualquer questão entre a letra (b) e (e) já está no caminho, porque acredito que dentro do conhecimento e dos recursos que possui faz o seu melhor para dar “conta de tudo”. Porém, se você respondeu a letra (d) está perdendo tempo e dinheiro, pois seria melhor usar só o Excel que é gratuito, considerando que fazer os lançamentos das informações em dois lugares diferentes é retrabalho e perca de tempo e dinheiro.
Seria muito bom se você tivesse um sistema que esteja alimentado diariamente com os dados corretos, que espelhe a realidade da empresa e gere os relatórios necessários para que possa analisar se está no caminho certo, comparando o passado e o presente e projetando o futuro.
O grande problema que os empresários que contratam um sistema pensam que ele será a solução dos seus problemas, enquanto na verdade o primeiro passo é desenhar e definir quais os processos da empresa e aí sim comprar um sistema que esteja mais próximo da sua demanda, digo isso porque a maioria dos sistemas são padronizados e não vão se adequar 100% a rotina da empresa, somente se você mandar desenvolver um sistema personalizado aí é outra situação.
O diferencial das empresas que adotam sistemas informatizados está justamente no tempo que deixa de ser gasto com verificações e análise de dados, já que os relatórios são processados de forma rápida, prática e com uma menor possibilidade de erros.
Não espere que o sistema vá fazer sozinho o seu trabalho, já dizia Skinner, autor e psicólogo “O problema não é se as máquinas pensam, mas se os homens fazem.”
